EL MODELO DE COMPLIANCE IDEAL EN LA EMPRESA: ASIGNACIÓN DE PRESUPUESTO Y ADAPTACIÓN A LAS PYMES Y MICRO-PYMES

Modelo de Compliance

A la hora de implementar en la empresa un Protocolo de Prevención Penal o Compliance lo primero que se tiene que determinar es si lo que se pretende es redactar un documento meramente normativo o generar una nueva forma de trabajo que ayude a la empresa a conseguir los estándares de ética, calidad de servicio y eficacia que su entorno y nuestra sociedad en general le están demandando.

Ante la comisión de un delito en su seno si la empresa ha optado por la primera opción lo que estará consiguiendo será un atenuante: puede que ni eso. En el segundo caso el modelo de prevención penal se convertirá entonces en un modelo eficaz de gestión interna y un eximente ante la comisión de ese potencial delito.

Es la propiedad y sus administradores en primera instancia los quien tiene que decidir qué modelo de Compliance requieren para su empresa y comunicar de forma clara y concisa por qué modelo han optado.

El Compliance ideal

Es obvio que esta segunda opción es el modelo de Compliance al que todas las empresas tienen que aspirar.

En este sentido, el modelo de Compliance se convertirá en el marco coordinador del resto de las normativas genéricas (calidad, medio ambiente,…) y sectoriales a los que la empresa, de forma obligatoria o voluntaria, pueda verse sometida.

La implantación de este modelo no puede ser traumática: debe de ser progresiva y adaptarse a sus circunstancias. Requiere de un análisis previo de información diversa y el estudio de procesos y gestión en la empresa.

Fruto de este análisis se diseña una propuesta que ayudará a determinar el mapa de riesgos a los que la empresa puede verse sometida y el modelo de prevención penal que, a medio plazo, se convertirá en el procedimiento de gestión interna que la dote de una forma ética de trabajo y, por supuesto, la exima de responsabilidad penal ante la comisión de cualquier delito.

Será necesaria la creación de un Comité de Compliance que incluyan a los responsables de los departamentos de la empresa (financiero, comercial, informático, personal, calidad,…) quienes,  bajo la supervisión del Compliance Officer, ya sea éste interno o externo, establecerán el modelo de Compliance idóneo.

Asignación de presupuesto

En este sentido se hace necesario que dicho Comité de Compliance esté dotado de recursos humanos y materiales propios:

– Respecto a los recursos humanos la reasignación de tareas de la empresa sin la oportuna liberación de las funciones previas del personal puede indicar que el modelo implementado en la empresa sea superficial

– Respecto a la asignación de recursos financieros, ocurre lo mismo: un Comité de Compliance va a requerir de un presupuesto propio para formación, comunicación, asesoramiento e implementación de aplicaciones informáticas propias que controlen los procesos internos de negocio y registro de las decisiones entre otras necesidades.

Por lo tanto, se tiene que entender el Comité de Compliance en la empresa como un órgano independiente y dotado de recursos propios que, como órgano vivo, ayude a la normalización y procedimentalización de la nueva gestión interna.

El modelo en las PYMES

Evidentemente, este modelo ideal de Compliance tiene que estar totalmente adaptado a las necesidades, riesgos, actividad y tamaño de la empresa. No podemos pretender que una pyme o micro-pyme dedique recursos materiales y financieros con creación de puestos de trabajo y partidas presupuestarias significativas pero, proporcionalmente, tiene que dedicar estos recursos adaptados a sus características, sus propios riesgos y sus propias necesidades. En cualquier caso no resultarán eficaces ni idóneos los modelos copiados de otras empresas ni la elaboración de un protocolo de prevención penal meramente normativo.

Conclusiones

Por último, y al efecto de resumir las principales ideas de este post, podemos concluir lo siguiente:

1.- Es la propiedad y dirección de la empresa la que tiene que tomar la decisión del modelo de Compliance que quiere para su empresa. Además, tiene que comunicarlo y hacer que todos sus trabajadores y su entorno se impliquen en el cambio.

2.- El modelo de Compliance ideal es el formado por un comité que contenga a los responsables de todos los departamentos, bajo la supervisión del Compliance Officer ya sea este interno o externo.

3.- Es necesario que este Comité sea independiente y esté dotado de recursos materiales y humanos propios. Tiene que tener asignada una partida propia en los presupuestos anuales de la empresa.

4.- Las pymes y micro-pymes tienen que ajustar este modelo ideal a sus circunstancias de actividad, personal y recursos financieros.

Carlos Rodriguez

Economista – Consultor Compliance